人事のつぶやき

就活で使うメールの書き方をまとめ【署名・件名・送信時間など】

人事部きゅうぞうです。

LINEといったSNSでのコミュニケーションが当たり前の世の中で、「メール」の書き方やマナーを知らない学生はとても多いです。

学校でメールの書き方を教えてくれるわけでもなく、就職活動で急に使う必要が出てくるものだから焦ってしまいます。

この記事ではそんな悩める学生のために、就活で使用するメールの注意点や書き方等を簡単にまとめてみましたのでご参考ください。

就活で使うメールの書き方をまとめ【署名・件名・送信時間など】

就職活動ではメールを使う機会が急増します。就職活動では応募先企業とのやり取りでメールの使用は避けて通れません。

説明会の予約、面接に日程調整、選考結果に対する返事、内定承諾・辞退といった様々なシーンでメールを使う事となります。

自分では当たり前だと思った言い回しだったりも、相手にとっては失礼だったりする可能性は少なからずあります。

きゅうぞう
きゅうぞう
悪い印象を持たれないよう気をつけたいですね。 

メールはSNSやブログじゃない/注意したいこと

「わかりました!」

こういった一文だけを送りつけてくる学生が居ます。メールアドレスだけでは誰だかわかりませんし、誰宛のメールかも不明です。また何に対しての返事かもわかりません。

またブログのように改行を入れまくるメールも注意が必要です。

メールは内容を簡潔に伝えるツールなので、無駄に長い改行を入れたり文字装飾をするなどのデザイン的な読みやすさを意識はしなくて良いです。

ある程度読みやすくする程度の改行や段落を意識するだけでOKです。

メールアドレスや送信者の名前に気を付ける/注意したいこと

たまにぶっ飛んだメールアドレスや送信者名を使用している学生がいます。

公私混同といった悪い印象を持たれかねないので、就職活動用にフリーアドレスを取得するなど対応するのが無難です。

敬語、謙譲語、丁寧語はそこまで意識しないで良い/注意したいこと

ちょっとした敬語の使い方のミスで不採用になることはそこまで多くありません。

完璧に敬語・謙譲語・丁寧語を使える学生なんていませんし、そこまで厳しくは見ていませんが最低限レベルの言葉遣いくらいは身に着けておきたいですね。

最近の人事担当者もその辺りはある程度許容の範疇なので、神経を尖らせてメールを送らなくて良いと私は思います。

既読スルーは止めよう/注意したいこと

メールにはLINEに代表されるSNSの「既読・未読」の機能がありません。

企業から何かしらの確認を求められるメールを受信したら必ず返信をしましょう。

返信はお早めに/注意したいこと

回答期日が特別書いていないメールは、見たらできるだけ早く回答をする必要があります。送信者にとってみれば、しっかりメールが相手に届いているかも心配ですし、送ったメールで問題ないのかが気になるものです。

できれば遅くとも受信時間から24時間以内には返事をしたいものです。

送信時間は早すぎず、遅すぎず/注意したいこと

正直私は全く気にしないのですが、会社によっては営業時間内の送信がマナーとするようなところも存在します。

営業時間とは

求人票等に書いてある勤務時間がそれに該当します。

一般的には9時~18時か10時~19時となります。

感覚的になりますが、PM23時~AM5時の送信は控えたほうが良いかな・・・とは思います。

件名は長すぎずメール本文の概要がわかるもの/基本マナー

件名でメールの本文の内容がある程度わかるものが理想です。

件名に「こんにちは」「メールありがとうございました」「○○大学の○○です」などを入れてしまうと、要件がよくわかりません。また件名は20字までくらいが理想です。

逆に長すぎる件名は、見るのが大変ですし、相手のメール画面全てに件名が表示がされないことがあるので気をつけましょう。

件名に「RE:○○○」は消さずに残したままでOK/基本マナー

メールを返信しようとすると、件名に「RE:」と表示されるようになります。

RE:を含んだ件名を消してしまうと、これまでのメールの関連性がわからなくなってしまうので、そのまま消さずに利用するのが良いです。

また「RE:」の前に一言付け加えるのもアリです。

内容確認しました RE:会社説明会日程の件

件名にキーワードや名前を入れるのも効果的/基本マナー

「【お返事不要】本日の一次面接のお礼(○○大学/山田太郎)」
こういった件名のメールが来ると、メールを開封しなくても内容がわかりますので、受信する側としてはとても気持ちが良いですし、メール開封の優先度を下げる事ができるのでとても嬉しいです

メール本文は「宛先・あいさつ・名前・内容・締め・署名」/基本マナー

1.宛先

このメールは誰宛なのかをしっかりわかるようにしましょう。

「法人名+部署+役職+氏名」といったワンセットで覚えておきましょう。

なお株式会社を(株)と略さず、正式名称で記入します。

【例】

株式会社○○

人事部 課長(役職は無しでも可) ○○様(できればフルネーム)

なお具体的な担当名がわからない場合は以下のようにすると良いでしょう。

【例】

株式会社〇〇

人事部 採用ご担当者様

※人事部 御中でも良いです

2.あいさつ

あいさつの書き出しは「お世話になっております」で問題ありません。

初めて連絡をとる場合「お世話になります」とする場合がありますが、別にお世話になっておりますで問題ありません。

3.名前

宛先・あいさつの次に、自分が誰だか名乗りましょう。

【例】

お世話になっております。

○○大学法学部の山田太郎です。

4.内容

伝えたい内容を簡潔に伝えましょう。メールの内容は箇条書きになっても問題ありません。

【例】

面接試験の受験をお願いしたくメールいたしました。

第一希望:〇月〇日

第二希望:〇月〇日

5.締め

メールの最後の締めとして「メールを読んでくれてありがとう」という気持ちを添えて締めましょう。

お忙しい中恐れ入りますが、よろしくお願いいたします

6.署名

自分の簡単な情報を入力しておきます。就活であれば「大学・氏名・メールアドレス・電話番号」が欲しいところです。

【例】

—————–
〇〇大学××学部

山田太郎

000@00.com

090-××××-××××

—————–

7.メール本文記入例

【例】

株式会社〇〇

人事部 採用後担当者様

 

お世話になっております。〇〇大学の山田太郎でございます。

昨日は一次面接のお時間をいただき、誠にありがとうございました。

お忙しい事と存じますが、引き続きよろしくお願いいたします。

—————–
〇〇大学××学部

山田太郎

000@00.com

090-××××-××××

—————–

「返信」ではなく「全員に返信」が良い/基本マナー

よくビジネスメールで「宛先(学生)」「CC(人事のメンバー)」という形で送られてくる場合があります。
「CC」とはカーボン・コピー(Carbon Copy)の略です。 カーボン・コピーとは、複写の意味です。

TO(宛先)がメインの送信先、CCが複写を送りたい相手だと考えると分かりやすいでしょう。 「CC」に入力したメールアドレスにも、同じメールが送信されます。

返事をする場合は、普通に「返信」でも構いませんが、「全員に返信」を選択し、CCに入っている方にもメールを送ってあげると良いでしょう。

まとめ

メールは超基本的なビジネスマナーです。

顔が見えないコミュニケーションツールだからこそ、メールだけで悪い印象を持たれかねないので気を付けたいところです。

きゅうぞう
きゅうぞう
 良い就活ライフを送るために、しっかりとしたメールマナーを身に付けたいですね。